LOPEN APTEEKIN TIETOSUOJASELOSTE
Voimassa 29.7.2026 alkaen
1. Rekisterinpitäjä
Lopen apteekki
Y-tunnus 2880606-5
Kauppatie 7
12700 LOPPI
puh. 019440017
2. Rekisterin käyttötarkoitus
Lopen apteekin tietosuojaselosteen tarkoituksena on informoida asiakkaita siitä, miten heidän henkilötietojaan käsitellään heidän asioidessaan Lopen apteekissa, tilatessaan tuotteita Lopen apteekin verkkoapteekista tai käyttäessään Lopen apteekin rokotuspalveluita. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekkipalveluiden tarjoaminen asiakkaille. Lopen apteekki noudattaa henkilötietojen käsittelyssä Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), sekä muuta henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä. Lopen apteekin toiminnassa käsitellään tietosuoja-asetuksen 9. artiklassa määriteltyjä arkaluontoisia henkilötietoja, jotka voivat liittyä asiakkaidemme terveyteen. Tämänkaltaisten tietojen käsittelyyn liittyy tietosuojalainsäädännössä erityisiä vaatimuksia.
3. Rekisterin tietosisältö ja oikeusperuste
Tietosuojaselosteessa asiakkaat ryhmitellään käytetyn apteekin palvelun mukaan seuraavasti:
1. Kassa-asiakkaat
Asiakkaat, jotka ostavat Lopen apteekista ainoastaan käsikauppatuotteita.
2. Reseptiasiakkaat
Asiakkaat, jotka ostavat Lopen apteekista reseptilääkkeitä.
2.1 Eläinreseptiasiakkaat
Asiakkaat, jotka ostavat Lopen apteekista reseptilääkettä eläimelle.
3. Tiliasiakkaat
Asiakkaat, jotka ovat tehneet laskutussopimuksen Lopen apteekin kanssa.
4. Annosjakeluasiakkaat
Asiakkaat, jotka ovat tehneet annosjakelusopimuksen Lopen apteekin kanssa.
5. Verkkoapteekkiasiakkaat (itsehoito)
Asiakkaat, jotka tilaavat Lopen apteekin verkkokaupasta käsikauppatuotteita.
6. Verkkoapteekkiasiakkaat (resepti)
Asiakkaat, jotka tilaavat Lopen apteekin verkkokaupasta reseptilääkkeitä.
7. Terveyspisteasiakkaat
Asiakkaat, jotka käyttävät Lopen apteekin rokotus- tai korvahuuhtelupalvelua.
8. Kameravalvonta
Koskee kaikkia apteekin asiakkaita ja henkilökuntaa.
Eri asiakasryhmien käsiteltävät henkilötiedot ja oikeusperusteet:
1. Kassa-asiakkaat
Maksuvälineen tiedot, ostoksen tiedot
Korttimaksun ja kuluttajansuojalain mukaisten oikeuksien toteuttaminen
2. Reseptiasiakkaat
Aina: nimi, henkilötunnus, reseptilääketoimituksen tiedot, osto- ja maksutapahtumat, Kela-tiedot. Mikäli koskee asiakasta: Työpaikkakassan tiedot, toimeentulotuen tiedot, maksusitoumuksen tiedot, eReseptisuostumus, puhelinnumero, 1) Schengen-todistus.
Sopimus Kelan kanssa suorakorvauksesta, lakivelvoite arkistoida reseptipäiväkirja.
2.1 Eläinreseptiasiakkaat
Omistajan etu- ja sukunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka
Lakivelvoite
3. Tiliasiakkaat
Ryhmän 2. käsiteltävien henkilötietojen lisäksi laskutusosoitetiedot, laskun tiedot, mahdollisen edunvalvojan tiedot.
Sopimus Kelan kanssa suorakorvauksesta, lakivelvoite arkistoida reseptipäiväkirja, laskutussopimus.
4. Annosjakeluasiakkaat
Ryhmien 2. ja 3. käsiteltävien henkilötietojen lisäksi lääkityskortin tiedot, sekä hoitokodin tiedot.
Sopimus Kelan kanssa suorakorvauksesta, lakivelvoite arkistoida reseptipäiväkirja, laskutussopimus, annosjakelusopimus.
5. Verkkoapteekkiasiakkaat (itsehoito)
Tilaajan IP-osoite, nimi, syntymäaika, sähköposti, puhelinnumero, katuosoite, postinumero, kaupunki, maa. Tilauksen tiedot anonymisoidaan, kun tilaus on käsitelty.
Kuluttajansuojalain mukaisten oikeuksien toteuttaminen.
6. Verkkoapteekkiasiakkaat (resepti)
Ryhmän 2. käsiteltävien henkilötietojen lisäksi, tilaajan IP-osoite, sähköposti, puhelinnumero, katuosoite, postinumero, kaupunki, maa.
Sopimus Kelan kanssa suorakorvauksesta, lakivelvoite arkistoida reseptipäiväkirja,
7. Terveyspisteasiakkaat
Nimi, henkilötunnus, rokotteen tiedot, tiedot aiemmista rokotuksista Lopen apteekissa.
2)Terveyspisteasiakkaiden rokotuksiin ja vastaanottoon liittyvien asioiden hoito, ylläpito ja toimet.
8. Kameravalvonta
Kuva- ja äänitallenne
GDPR:n mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
1)Asiakas saa halutessaan Schengen-todistuksen reseptilääkkeestä. Schengen-todistuksen laatimista varten Lopen apteekki käsittelee asiakkaasta seuraavia tietoja: Nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, osoite, passin/henkilökortin numero, kansalaisuus, sukupuoli, hoitava lääkäri, hoitopaikka, hoitopaikan yhteystiedot, matkan kesto, lääkkeen tarkat tiedot.
2)Lopen apteekki vastaa osaltaan keräämistään, sekä ajanvaraus- ja potilastietojärjestelmä Ajas Oy:n kautta saamistaan tiedoista. Henkilötietojen kerääminen perustuu potilaan suostumukseen, voimassa oleviin lakeihin ja asetuksiin, sekä velvollisuuteemme noudattaa lakia potilaan asemasta ja oikeuksista.
Tietojen säilytysaika
Kerta-asiakkaan ostotiedot
Aktiivirekisterissä 13 kuukautta
Reseptipäiväkirja
5 vuotta
Erityisluvallisen lääkkeen kirjanpito
5 vuotta
Huumausainereseptit
Laatimisvuoden lopusta 6 vuotta
Säilytettävä PKV-lääkeresepti
Laatimisvuoden lopusta 6 vuotta
Etanolin ja lievästi denaturoidun etanolin resepti
Laatimisvuoden lopusta 1 vuoden
Kopio Schengen-todistuksesta
Laatimisvuoden lopusta 1 vuoden
Valvontakameratallenteet
Noin 8 viikkoa, riippuen tallenteiden määrästä
Eurooppalaiset reseptit
Toimitusvuoden loppuun
Sähköistetyt paperireseptit
5 vuotta
Puolesta-asioinnin valtuutuslomakkeet
12 vuotta päättymisen jälkeen
Annosjakelutilaukset
3 kuukautta
Tilimyyntisopimukset
Laatimisvuoden lopusta 6 vuotta
4. Liitynnät muihin järjestelmiin
4.1 Kassa-asiakkaat
Pankki- tai luottokortilla maksaessa korttimaksutiedot Nets Oyj:lle.
4.2 Reseptiasiakkaat
Reseptikeskus
- Reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä.
Kansaneläkelaitos
- Kela-korvausten haku
- Korvattujen lääkeostojen raportointi
- Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksaminen
Työpaikkakassat
- Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely.
Vakuutusyhtiöt
- Riippuen vakuutussopimuksesta, voidaan vakuutusyhtiön korvaamat ostot raportoida suoraan vakuutusyhtiöön.
Suomi.fi
- Valtakunnallinen sähköinen valtuutuspalvelu puolesta-asiointivaltuuden antamiseen ja tarkistamiseen.
Apteekkisopimusjärjestelmä
- Apteekkisopimusjärjestelmän piiriin kuulumisen tarkistaminen, jos reseptiostoissa on pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä.
- Suomen apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä.
- Tiedot sopimuksista saadaan palveluun hoitavalta lääkäriltä.
Valviran ammattihenkilörekisteri
- Valviran ylläpitämä rekisteri terveydenhuollon ammattihenkilöistä.
Nets
- Korttitilitysten raportointipalvelu
- Kortti- ja verkkoapteekkimaksujen suorittaminen
4.3 Tiliasiakkaat
Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan lähettämän e-lasku/suoramaksu-sopimuspyynnön. Tiedot noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus lähettää asiakkaalle e-laskuja/suoramaksuja. Apteekki välittää laskut asiakkailleen laskutuspalvelu Ropo Capital Oy:tä hyödyntäen. Receptum Oy ja Ropo Capital Oy toimivat laskujen käsittelijöinä eikä heille muodostu omaa henkilörekisteriä.
4.4 Annosjakeluasiakkaat
Annosjakeluasiakkaiden viestinnässä ja lääketilausten hallinnassa käytetään EasyMedi-tilausjärjestelmää. Annosjakeluyksikköön välitetään seuraavat henkilö/lääkitystiedot:
- Henkilötunnus
- Etu- ja sukunimi
- Hoitokodin/asiakasryhmän nimi
- Käytössä olevat lääkkeet
4.5 Terveyspisteasiakkaat
Apteekin rokotus- tai korvahuuhtelupalvelua käyttävien asiakkaiden ajanvarausten hallintaan, sekä käynnin tietojen kirjaamisessa Kantaan käytetään Ajas-järjestelmää:
- Kanta-yhteensopiva ajanvarausjärjestelmä
- Apteekin rokotus- tai korvahuuhtelupalvelua käyttävien asiakkaiden ajanvarausten hallinta, sekä käynnin tietojen kirjaaminen kantaan.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaiden tiedot saadaan asiakkaalta reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman, sekä toimituksen yhteydessä. Tili- ja annosjakeluasiakkaalta kerätään tietoja sopimuksen laatimisen yhteydessä, sekä mahdollisesti sopimuksen voimassaoloaikana. Lopen apteekin rokotus- ja korvahuuhtelupalveluita käyttävän asiakkaan tietoja kerätään asioinnin yhteydessä, tai etukäteen varausta tehdessä.
6. Tietojen siirto
Mitään henkilötietoja ei luovuteta EU-maiden ulkopuolelle ja kaikki tiedot säilytetään palvelimilla, jotka ovat EU-maissa. Tietojen siirto muille rekisterinpitäjille:
Reseptikeskus
Tiedot toimitetuista resepteistä, apteekissa sähköistettyjen reseptien tiedot.
Kansaneläkelaitos
Tiedot Kela-korvatuista ostoista, tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista, rokotustapahtumat
Apteekkisopimusjärjestelmä
Apteekkisopimuksen tiedot Apteekkariliiton ylläpitämään tietojenvälityspalveluun
Työpaikkakassat
Ostojen raportointi työpaikkakassoille
Vakuutusyhtiöt
Ostojen raportointi vakuutusyhtiöille
Ajas Oy
Asiakkaan tunnistetiedot, kirjaukset annetuista rokotteista (Siirretään Kanta-järjestelmään)
Nets
Maksutietojen luovutus
RopoCapital Oy
Laskujen tiedot
7. Rekisterin tekniset ja organisatoriset suojatoimet
Lopen apteekki on sitoutunut toiminnassaan käsittelemään henkilötietoja turvallisesti koko niiden säilytysajan ajan. Lopen apteekissa käytetään MAXX-apteekkijärjestelmää, joka on järjestelmätoimittaja Receptumin ylläpitämä virallisesti hyväksytty apteekkijärjestelmä. Henkilötietoja sisältävään apteekkijärjestelmään on pääsy vain niillä työntekijöillämme, joilla on työnsä puolesta tarve ja oikeus käsitellä henkilötietoja. Jokaisella apteekkijärjestelmää käyttävällä työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Digitaalinen henkilötietoja sisältävä aineisto on suojattu ajantasaisella palomuurilla ja virusturvalla. Fyysisiä henkilötietoja sisältäviä dokumentteja säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Henkilötietoja käsittelevien sidosryhmien kanssa Lopen apteekki on laatinut ja allekirjoittanut henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa sopimuksen osapuolet ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalakien ja -asetusten edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä ja tarvittaessa vaatia niiden oikaisua, poistamista tai siirtoa järjestelmästä toiseen.
- Oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä.
- Oikeus peruuttaa aiemmin annettu suostumus tietojen käsittelylle.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 900, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.